如果你所在的公司是一个小企业。办公室人员不多，经费不很充裕，但需要处理的事务却很不少：复印机、打印机、扫描仪、传真机，缺了哪一样，工作起来都不方便。但全部购买经费不允许，办公室空间也不大，该怎么办呢？在以前，上述的矛盾也许无法解决，但是现在，可以告诉你：去买一台多功能一体机吧，有了它，你的打印、传真、复印、扫描等办公需要全能满足！
*小型办公呼唤多功能
对办公用户来说，他们对办公产品的需求是不同的：有些比较“专”，需要在某一方面很专业的产品；有些要求比较“广”，要求办公产品有全面的功能而不强调在某一种功能上的精深。“专”和“广”不仅是现代办公的两种典型需求，也代表着今后办公设备的两种截然不同的发展趋势：从办公规模上来看，“专”适合于大中型企业，而“广”则代表了小型企业的要求。
从一个小企业的部门办公室来说，由于工作量不是很大，要把办公外设的“文房四宝”——打印机、传真机、扫描仪、复印机都购置齐全，起码得一万多元，实在有些浪费；经费预算有限，一下子买那么多的办公设备也负担不起；选择档次较低的产品吧，功能也不一定能满足要求，使用也不见得方便；还有就是办公室本就算不上宽松，如果再添上这些散发着热量和生产噪音、辐射的设备，办公环境可想而知。因此，一款价格适中、能基本满足各项办公需求，同时又不占用过多的空间的产品将是他们的首选。
多功能复合机在这种需求的呼唤下应运而生了。它采用集成技术将办公外设“文房四宝”主要功能集于一身，不仅硬件成本大大下降，体积也仅相当于传统的复印机那么大。目前，一台喷墨多功能一体机价格约为5000元，一台激光多功能一体机价格约为6000元。看上去价格还不算很低，但如果按照它们所提供的功能来算一下分别购置独立的设备所需经费，就会明白这样的价格已经十分诱人：一台普通复印机现价约4000元，办公用普通喷墨打印机约1000元，传真机约1500元，扫描仪约1500元，总价格算下来约8000元。且由于这些独立的设备在同类产品中属于普及型，其性能与多功能一体机有一定差距。因此，多功能一体机一经推出，即以较广的适用性和较高的性价比受到小型办公用户的青睐。
*产品与分类
多功能一体机按输出方式可分为激光和喷墨二种。随着喷墨打印技术的不断成熟和发展，采用喷墨打印的一体机在打印输出质量方面表现已与激光打印的质量非常接近。由于其具有彩色打印功能，对于现代办公来说，在文件中添加彩色的插图等无疑会使文件具有更强的说服力和表现力。但其打印速度较慢，在打印报表等方面品质不如采用激光技术的产品。采用激光打印技术的多功能一体机在传真、打印、复印三方面的表现要优于采用喷墨技术的多功能一体机，而且速度相对较快。
按打印或复印相同的材料计算，激光和喷墨两种方式耗材的成本相差无几。但采用喷墨打印技术的多功能一体机在打印彩色文稿时对纸张的要求较高。因此，如果对办公效率十分重视，或是办公时对彩色打印无特殊要求，不妨选择采用激光技术的多功能一体机；如果对办公效率没有过多的要求，或是希望拥有彩色打印功能，那么采用喷墨技术的多功能一体机是不错的选择。
选购要素
▲按需选购
多功能一体机有许多型号，各自的特点和侧重点不同，购买时应明确自己办公中哪种应用的业务量最大，对哪种业务有特殊的要求，然后再根据这些需求和产品的性能指标等因素来选择。如对打印或扫描速度有特殊要求的可选择联想的MFC LJ 6121，它激光打印速度可达12页/分钟，扫描速度可达2秒/页；如对复印有特殊要求，可以选择清华同方的复印小天王，它能进行25％～400％的无极缩放；如对色彩有特殊要求，EPSON、佳能是较好的选择；HP LaserJet 1100对于那些主要从事商业文档打印的环境来说性价比非常高。
▲兼容性强
任何一款产品都应该具有良好的兼容性。作为多功能一体机，最重要的是其传真功能应能与现有的大部分设备兼容。据调查，有24.5％的企业还在用老式传真机，要是你自己用了一台不识别老传真机的多功能一体机，和他们联系，是不是有些曲高和寡？因此，在购买多功能一体机时，一定要注意它与其他型号传真机的兼容性。
▲网络功能
对于办公环境来说，共享不仅仅是文档等信息，硬件资源也是重要的一部分。如果多功能一体机内置网卡，我们就可以将它接入局域网，办公室里所有的工作人员都可以坐在位置上通过局域网来轻松实现诸多任务，从而实现整个办公外设的资源共享，工作效率自然就提高了。为保证工作次序，内置的网卡最好是10MB/100MB自适应以上档次的。
▲易用性好
易用性包括两个方面：
一是操作方便。多功能一体机作为办公外设的一个集合体，使用应该简单方便：不仅应该能在其提供的功能中进行无缝切换，而且在使用其中的某项功能时，应该不比使用单个的该种设备更复杂。
二是拥有多种沟通方式，也就是说能最大限度地满足每个人的工作习惯。举个例子：你喜欢跟客户用E－mail沟通，可是手头只有打印的文件，怎么办？如果能用多功能一体机将扫描后的文档扫描到内存中，并直接在多功能一体机上输入对方的E－mail地址发送，是不是既简单又便捷？因此，一台优秀的多功能一体机应该基于人性化的设计和周全的考虑，尽可能多地拥有多种沟通方式，从而让尽可能多的用户按照自己喜欢的方式去工作。
▲分、合适度
对于打印机、扫描仪等办公设备，尽管功能不同，但在它们的内部有一些部件是可以相互通用的。因此，多功能复合机并不是简单的拼图游戏，而是将各种办公设备共用的控制电路采用集成一体化设计有效地实现“资源共享”，从而降低了成本。
但集成也有一个“度”，那就是一台好的多功能一体机在设计时将各项办公功能的相同部件“合”到一起时，亦应该对功能、结构上有差异的部件分开来做，尽量避免它们之间的相互干扰和影响，反映到产品上则表现为其提供的各项功能应能同时进行，互不干扰。比如当用户在一体机上进行复印、打印、扫描等工作时，电话、传真等与外界通讯的功能丝毫不受影响，可以同时进行。此外，当多功能一体机的某一项功能出现故障时，不会影响到其他功能，不会出现“一损俱损”的现象。
纵观多功能一体机的发展历程，从最初简单的传真复印功能2合1，到传真、打印、扫描、复印等功能的N合1，再到现在的注重沟通能力，多功能一体机已经更加强调实用、好用、易用。如果说，以前的多功能一体机是提高工作效率的最佳解决方案的话，那么现在多功能一体机就应该是沟通与交流的最佳解决方案。具体地说，现在的多功能一体机应该能将电脑和Internet连接起来，既拥有强大的局域网内部沟通能力，又能走出去与互联网直接对话，实现真正意义上的自由接入，自由沟通。多功能一体机，这种代表了今后办公设备发展趋势的产品，将有着更加美好的明天。
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